Arbetsmiljö

Hur man planerar ett aktivitetsbaserat kontor för bättre hälsa

Öppna kontorslandskap blir allt vanligare och det beror på att de har flera fördelar. I aktivitetsbaserade kontor är det lättare för medarbetare att mötas för att utbyta idéer och information, team samt projekt kan samarbeta effektivare och smartare, gemenskapen på arbetsplatsen stärks och inte minst så är det ett kostnadseffektivt sätt att använda lokalytan. Men den här typen av öppna gemensamma arbetsmiljöer har visat sig dras med en del problem. Sjuktalen är till exempel högre i öppna kontorsmiljöer (7-8 sjukdagar per anställd och år, jämfört med 5 dagar för dem som jobbar i enskilda kontor). Vad detta beror på vet man ej säkert men det finns olika förklaringar man funderar kring. Beror det på störande ljud och svårigheterna att få arbetsro eller blir man lättare smittad i ett kontorslandskap där många människor rör sig?

Nyckeln till att skapa ett öppet aktivitetsbaserat kontor utan de här problemen är att planera arbetsmiljön noga. Då kan man få ut all dynamik samtidigt som man tillgodoser medarbetarnas behov. Så här undviker man de vanligaste misstagen.

 

Utgå från behoven

En del arbetsgivare tar beslutet om att införa en öppen kontorsmiljö för att de dras med i en trend eller stirrar sig blinda på kostnadseffektiviseringarna. Men om man inte utgår från de egna behoven är det lätt att det hela slutar i en arbetsmiljö som inte passar de uppgifter som ska utföras, med missnöje och ohälsa bland medarbetarna som följd. Det smartaste sättet att skapa en god arbetsmiljö är att inte haka på generella lösningar, utan att göra en noggrann analys av vad man gör på jobbet och under vilka förutsättningar det görs bäst. Samarbeten, projekt och informationsutbyte frodas i aktivitetsbaserade kontor men uppgifter som kräver fokus (till exempel programmering, analyser, läsa och skriva rapporter m.m.) blir däremot svårare att utföra.

 

Involvera medarbetarna

Det bästa sättet att göra en bra analys där de faktiska behoven kommer fram är att låta medarbetarna vara med i planeringen från början. Dels så får man in viktiga synpunkter och idéer från dem som faktiskt ska arbeta i miljön, men det har även andra vinster. Förändringar medför ofta oro och stress men den kan dämpas om alla kan vara med och påverka och känna att de har kontroll. En av de viktigaste faktorerna för en bra arbetsmiljö och hälsa på jobbet är möjlighet till inflytande.

 

Planera planlösningen efter aktiviteterna och inte tvärtom

När lokalen ska planeras och möbleras för en öppen aktivitetsbaserad lösning bör man utgå från vilken typ av arbetsuppgifter som ska utföras och av vem. Personer som behöver samarbeta och kommunicera mycket för att dra nytta av varandras kompetens kan placeras nära varandra i särskilda delar av lokalen, medan de som har ett behov av arbetsro och fokus kan få sitta i en lugnare del. Det är även en bra idé att ha separata möteslokaler och särskilda rum för de som behöver koncentrera sig. Flyttbara avskärmningar (exempelvis skärmväggar) är ett annat bra sätt att enkelt anpassa lokalen.

 

Gör miljön personlig och levande

Många aktivitetsbaserade kontor har inte fasta arbetsplatser för att utnyttja lokalen så effektivt som möjligt. Det kan göra att miljön känns anonym och steril. Ett sätt att få in mer personlighet är att ha gemensamma utrymmen och väggar där alla kan ha personliga bilder och föremål. Växter är också bra för att göra arbetsmiljön mer levande och kreativ. De renar dessutom luften, reglerar luftfuktigheten och sänker stressnivåerna.

 

Sätt upp gemensamma regler och rutiner

För en så effektiv och hälsosam arbetsmiljö som möjligt är det bra om chefer och medarbetare tillsammans tar fram en lista med regler och riktlinjer för bland annat möten, om man får avbryta någon som arbetar, telefonsamtal, musik, äta vid skrivbordet etc.

 

Med en bra planering där kontoret anpassas efter allas behov och förutsättningar får man fördelarna med ett aktivitetsbaserat kontor men slipper problemen.