Arbetsmiljö

Problemen med öppna kontorslandskap, och hur man löser dem för att skapa en kreativ arbetsmiljö

De senaste tjugo åren har det öppna kontorslandskapet blivit en allt vanligare trend på arbetsplatserna. Tanken är att om man river ned kontorsväggarna och låter alla medarbetare jobba i en aktivitetsbaserad kollektiv miljö, ökar kommunikationen och kreativiteten och man får många synergieffekter. Människor kan hela tiden mötas spontant och utbyta idéer, team från olika avdelningar kan lättare samarbeta på gemensamma projekt, kommunikation och beslutsprocesser flyter snabbare och lättare, teamkänslan och arbetsmoralen stärks och det blir också billigare lokalkostnader när man kan få in fler människor på mindre yta.

 

Det är en bra idé på pappret men i verkliga livet har den stött på problem. När näringslivet och forskningsvärlden började studera och mäta effekterna av det öppna kontorslandskapet visade det sig att effekterna på vissa områden har blivit de rakt motsatta. Många företag med öppna kontorslandskap har istället fått lägre produktivitet och kreativitet, ökad stress, färre personliga möten och medarbetare som mår sämre. Tittar man närmare på hur det öppna kontorslandskapet är konstruerat kontra vilka behov vi människor har, ser man snart varför det kan uppstå problem.

 

  • Många personer mår bra av en personlig arbetsplats med tydliga gränser och upplever istället förlorad trygghet och kontroll i en kollektiv miljö.

 

  • Alla ljud och rörelser drar till sig vår uppmärksamhet. I ett öppet kontorslandskap med mycket aktivitet händer det hela tiden saker som avbryter vår koncentration och flyttar vårt fokus från arbetsuppgifterna. Det kan ta upp till tjugo minuter att återgå till den ursprungliga koncentrationsnivån.

 

  • Att bli bombarderad med intryck kan också göra att många drar sig undan socialt och snarare samarbetar mindre än vanligt.

 

  • Den kollektiva miljön kan dämpa viljan att experimentera. När man upplever att man har allas ögon på sig vågar man inte ta kreativa risker.

 

  • Introverta personer behöver personligt utrymme, arbetsro och tystnad för att kunna vara produktiva. De är extra känsliga för den höga distraktionsnivån i ett öppet kontorslandskap.

 

 

Kontorslandskap som alla mår bra i

När man drar upp problemen med öppna kontorslandskap är det lätt hänt att dess fördelar faller i skugga. Det är betydlig lättare för projektgrupper och team att mötas och bolla idéer. Tröskeln för att spontant prata med en kollega eller en chef minskar när alla sitter i samma rum. Många extroverta personer får energi och inspiration av att ha många människor omkring sig. Arbetsmiljöproblemet med en öppen arbetsplats är snarare ett krux som har följt med alla kontorslösningar från separata rum och bås till kollaborativa öppna miljöer, att en lösning passar alla. Och med alla menas både personer och situationer. Både extroverta och introverta medarbetare har olika behov och behöver olika miljöer för att kunna vara produktiva, kreativa och må bra. Många människor, framför allt de kreativa, har drag av båda personlighetstyperna och går från de olika ytterligheterna beroende på vilken typ av uppgift de jobbar med. De behöver en aktiv, social och kollaborativ miljö när de behöver inspiration och uppslag, men söker sig sedan till ett privat och lugnt utrymme när de behöver fokusera på en arbetsuppgift. De flesta projekt i en verksamhet går igenom liknande faser. De behöver möten, samtal, samarbeten och brainstorming i vissa skeden, och i andra behöver medarbetarna kunna sitta och jobba i lugn och ro.

 

När man nu tittar närmare på för- och nackdelarna med olika typer av arbetsmiljöer drar allt fler slutsatsen att de behöver mer mångfald och flexibilitet. En term som nyligen har uppstått är ”a palette of places”, d.v.s. ett varierande utbud av olika arbetsplatslösningar i samma lokal. I en organisation som tar till vara på alla medarbetares fulla potential, samtidigt som man tar hänsyn till deras välbefinnande, finns gemensamma miljöer för möten och samarbete, separata arbetsplatser där det går att stänga ute andra människor och störande intryck, och framför allt en möjlighet att snabbt och enkelt kunna gå mellan de olika miljöerna beroende på vilka behov man har för tillfället.

 

De företag som har börjat släppa det rigida tankesättet att man bara kan ha en typ av kontorslandskap har inte bara lyckats skapa arbetsmiljöer som passar alla, det har också uppstått många nya kreativa arbetsplatslösningar. Som till exempel konferensrum i miniatyr när bara två personer behöver få vara i fred och bolla idéer eller en blandning av mötesrum och ringrum för att få en så fri och kreativ stämning som möjligt.

 

Tar man hänsyn till människors mångfald, och skapar en mångfald av miljöer att kunna jobba i, då har man hittat receptet för en god arbetsmiljö som främjar både välbefinnande och produktivitet.