Arbetsmiljö

Effektiva sätt att förbättra hälsan i de öppna kontorslandskapen

Öppna kontorslösningar där medarbetarna sitter tillsammans och där man väljer arbetsplats utifrån vad man ska arbeta med blir allt vanligare. Dels för att det är ett effektivt sätt att nyttja yta men kanske främst för att det blir lättare att samarbeta, sprida kunskap och hålla alla uppdaterade. Det skapas mer dynamik och gemenskap när alla är nära varandra. Den här typen av arbetsmiljö dras dock med hälsoproblem. De som jobbar i öppna kontorslandskap har högre sjukfrånvaro, mindre jobbnöjdhet och lägre välbefinnande jämfört med dem som har egna kontor. Det finns dock metoder för att förbättra hälsan i den här typen av öppna arbetsmiljöer. Här är de bästa sätten att hålla alla friska och nöjda.

Möjlighet till tystnad och koncentration

Det kanske främsta hälsoproblemet med öppna kontorslandskap är att det är svårt att få arbetsro. Rörelser och ljud från kollegor som pratar, telefoner som ringer, människor som går förbi m.m. stör och gör det svårt att koncentrera sig. Något som ofta resulterar i stress, trötthet och minskat välbefinnande. För att kunna skapa en arbetsmiljö som tillgodoser allas behov måste de kollaborativa miljöerna kompletteras med separata rum och arbetsplatser där det går att komma ifrån kollegor, ljud och störande intryck. Framför allt behöver ett öppet kontor ha möjligheten för de anställda att snabbt och enkelt kunna gå mellan de olika miljöerna beroende på vilket behov man har för tillfället.

Höga ljudnivåer kan också motverkas med ljuddämpande textilier (till exempel mattor och gardiner), ljudabsorberande tak- och väggplattor samt partitioner.

Förebygga en otrygg arbetsmiljö

Ett öppet kontorslandskap utan eget skrivbord eller möjlighet att få vara ifred kan upplevas som otryggt. Många medarbetare vill ha rutiner och klara förutsättningar och kan bli stressade när de måste flytta runt. För att ge stabilitet och trygghet kan man skapa rutiner och samlingsplatser samt försöka bygga upp en struktur som samtidigt bevarar flexibiliteten i lösningen. De i samma team kan till exempel jobba på samma yta vid samma tillfällen. Det är också viktigt att alla får komma till tals och känna att de har inflytande över sin situation. Känslan av brist på kontroll är en vanlig ohälsofaktor.

God ergonomi och möjlighet till rörelse

Allt kontorsarbete för med sig risken för långvarigt stillasittande. Att vara inaktiv kan medföra stelhet, övervikt, förtvinade muskler och skelett samt sjukdomar som diabetes och hjärtsjukdomar. Musklerna behöver aktiveras regelbundet för att kroppen ska må bra. Här har de öppna kontorslandskapen en fördel eftersom det blir lättare att påminna varandra om att ta pauser, göra rörelseprogram, ha gående samtal m.m. Det är även enkelt att ha gemensam pausgympa.

Att ha flera olika typer av arbetsplatser är också bra för att motverka ensidiga rörelser och felaktig belastning. I ett aktivitetsbaserat kontor kan man varva vanliga skrivbord med bland annat ståbord, arbetsplatser kopplade till promenadband och liknande för att få in mycket variation och rörelse i arbetsuppgifterna. Det går även att ha träningsutrustning som motionscyklar m.m. i anslutning till arbetsplatserna

Anpassat ledarskap

En annan vanlig orsak till stress och ohälsa på jobbet är bristande ledarskap. När man går från en traditionell kontorslösning till ett öppet aktivitetsbaserat kontor innebär det stora förändringar både för chefer och medarbetare. När alla sitter utspridda och ofta byter arbetsplatser blir det svårare att hålla kontakten. Det här kan orsaka osäkerhet, stress och bristande kommunikation mellan ledning och medarbetare. Här är det viktigt att cheferna anpassar sitt ledarskap så att det passar de nya förutsättningarna. Dels behöver man ge sina medarbetare mer förtroende att jobba självständigt, något som i sig är bra för välmåendet, men man behöver också jobba med tätare avstämningar och tydliga mål för att guida alla i sina uppgifter. Digitala verktyg är tacksamma hjälpmedel för att leda team i den här typen av flexibla miljöer.