ArbetsmiljöOkategoriserade
kvinna med dator i knät i soffa

Arbetsmiljö vid distansarbete

I samband med att allt fler arbetar på distans dyker det upp många frågor kring arbetsmiljö och hälsa när stora delar av personalen jobbar hemifrån. Vilka problem finns det med arbetsmiljön i samband med distansarbete? Vilka lagar och regler är det som gäller? Hur upptäcks hälso- och arbetsmiljöproblem när ni inte träffas?

Här ska vi reda ut vad som gäller för arbetsmiljön vid distansarbete samt hur det går att förebygga stress och utmattning i den här nya arbetssituationen.

Vad gäller för arbetsmiljön vid distansarbete?

Enligt arbetsmiljölagen är det alltid arbetsgivaren som är ansvarig för arbetsmiljön. Det här gäller även när de anställda jobbar på annan plats, till exempel hemifrån. Det är alltså fortfarande arbetsgivarens ansvar att förebygga ohälsa och olycksfall när medarbetarna jobbar på distans.

I den här nya situationen när alla sitter utspridda kan det vara svårt att granska och förbättra arbetsmiljön. Varje hem blir ju en del av arbetsmiljön. Det här ställer högre krav på att arbetsgivare och anställda samverkar kring arbetsmiljöarbetet och hur det kan förbättras. Kort sagt, alla behöver prata mer om arbetsmiljön och de nya problem som kan dyka upp vid distansarbete.

 

Vilka arbetsmiljöproblem finns det vid distansarbete?

I praktiken innebär det här att det fortfarande behöver göras granskningar, riskbedömningar, handlingsplaner och åtgärder. Även när arbetsmiljön är i hemmet. Vilka är då arbetsmiljöproblemen vid distansarbete? Det här är ett relativt nytt område men det finns redan tydliga tecken på vilka problem det finns med den fysiska och psykosociala arbetsmiljön vid distansarbete.

  • Ergonomi. Hemmet är en relativt säker plats och risken för olyckor vid kontorsarbete är liten. Däremot så uppstår det nya utmaningar vad det gäller ergonomin. Det är långt ifrån alla som har samma utrustning hemma som på jobbet. Istället för att använda skrivbordsmöbler som är anpassade för kroppen hänger många i soffor och vid köksbord. Det ger dåliga arbetsställningar som med tiden kan leda till smärta. Det är också vanligt att jobba vid en laptop som inte har en bra höjd och därmed ger en dålig arbetsställning.

 

  • Mer övertid och färre pauser. De som jobbar hemma säger att de får mer gjort när de slipper arbetsplatsens distraktioner. Medan det här låter bra för produktiviteten så kan det bli negativt för arbetsbelastningen och återhämtningen. Det är lätt att gränsen mellan arbete och fritid flyter ihop och att det blir svårare att sluta jobba. Många som distansarbetar rapporterar att de tar färre pauser och jobbar längre arbetsdagar. De upplever även problem med att koppla bort jobbet efter arbetstid eftersom hemmet och arbetsplatsen är samma sak.

 

  • Isolering och ensamhet. Vid distansarbete blir det svårare att kommunicera. Många som jobbar hemifrån känner sig ensamma, bortglömda och isolerade. Något som i sin tur ökar stressen och är dåligt för den psykiska hälsan. Med mindre kommunikation ökar också ovissheten och osäkerheten. Det blir svårare att känna gemenskap och sammanhang. Det blir också svårare att kommunicera mål, förväntningar och att ge tydliga riktlinjer. Den här ökade osäkerheten ökar också stressen.

 

Det finns alltså problem med arbetsmiljön även vid distansarbete. Dessutom blir det svårare för arbetsgivaren att kontrollera arbetsmiljön när medarbetarna jobbar hemifrån. Det här kan leda till att hälso- och arbetsmiljöproblem pågår länge utan att bli uppmärksammade. I slutändan kan det leda till produktionsbortfall, personalflykt, ökad sjukfrånvaro och bristande engagemang.

En dålig arbetsmiljö kan kosta mycket i personligt lidande såväl som i kronor och ören. Vill du läsa mer om det rekommenderar vi vårt inlägg ”Så dyr är en dålig arbetsmiljö”.

 

Så kan arbetsmiljön förbättras vid distansarbete

En ny situation kräver nya metoder för ett lyckat arbetsmiljöarbete. Kärnan i arbetsmiljöarbetet är samarbetet mellan arbetsgivaren och de anställda. Just det här samarbetet blir ännu viktigare vid distansarbete.

Det första som bör göras när stora delar av verksamheten går över till att arbeta hemifrån är just att prata igenom hur det påverkar arbetsmiljön. Gör det till en löpande process där ni gemensamt tar upp problem och diskuterar lösningar. Låt det gärna resultera i en särskild miljöpolicy eller en personalhandbok för just distansarbete.

Andra metoder för att förbättra arbetsmiljön och minska stress och utmattning är till exempel:

  • Skapa rutiner för att förbättra ergonomin, till exempel genom att arbetsgivaren lånar ut utrustning som ger bättre arbetsställningar. Skärmar, tangentbord, handledsstöd m.m gör stor skillnad ergonomiskt sett. Lyft även fram tips och rekommendationer för hur det går att förbättra ergonomin i hemmiljö, till exempel att jobba stående, sätta kuddar på stolen för att få rätt arbetsställning och justera datorhöjden med böcker.

 

  • Skapa kanaler och rutiner för kommunikation. Distansarbete kräver mer kommunikation för att motverka otydlighet och ensamhet. Det kräver också en djupare kommunikation där hälsa och arbetsmiljö blir en naturlig del av det löpande samtalet. Använd olika verktyg som underlättar, till exempel olika kanaler för olika typer av kommunikation; telefon för personliga samtal och video för gruppmöten. Eller teamverktyg som visar vad alla jobbar med för att minska känslan av isolering och istället öka transparens och sammanhang.

 

  • Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö säger att arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifterna inte ger en ohälsosam arbetsbelastning. Det här kan så klart vara svårt att kontrollera vid distansarbete. Ta även fram rutiner för hur ni mäter arbetstid och motverkar övertid. Var extra tydliga om var arbetet börjar och slutar. Dra även gränser och ha en policy för tillgänglighet utanför arbetstid.

 

  • Rörelse är extra viktigt vid distansarbete. Både för kroppen och för att få in naturliga pauser som motverkar stress. Sträva efter gemensamma pauser, till exempel pausgympa i grupp, påminna om bensträckare eller ta promenadtelefonsamtal.

 

  • Uppmuntra gemenskap och samarbete. Arbetsgivaren bör vara lyhörd för vad varje medarbetare behöver vid distansarbete. Vissa trivs bra med att få vara ifred, medan andra saknar att jobba ihop med andra. De som lider av ensamheten bör få möjlighet att kunna samarbeta med sina kollegor. Den här lyhördheten är även viktig vid kommunikationen. Medan andra har lätt för att prata om hur de mår och vad de behöver för att må bra, behöver andra ledas i samtalet.

 

Vid distansarbete blir därför konkreta och personliga frågor extra viktiga. Det vill säga att ställa mer detaljerade frågor än ”Hur är läget?” Tillsammans bör ni skapa ett samtalsklimat där det är naturligt att samtala om problemen med distansarbete, hälsa, mående, psykisk hälsa, ensamhet osv. Det är just de här samtalen som är så viktiga för att kunna bedriva ett bra arbetsmiljöarbete när alla jobbar på olika platser.